Excel / Access のイメージはこれだ！

ExcelとAccessの違い、みなさんはどのように頭でイメージされるでしょうか？Accessは難しくありません、そのように思い込んでしまっているだけです。多くの方が違いを強調されますが、裏を返せばExcelとAccessは似ている部分もあるわけです。初心者の方には敢えて似ている点からAccessに触れて頂きたいです。

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みなさんはExcelと聞くと表計算というイメージが沸くと思います。それではAccessはいかがでしょう？Accessはデータベースソフトですが、初めての方にはイメージが沸かないと思います。イメージができれば、どんなときにどちらを使うのかも分かりやすくなります。そこで、細かいことは考えず一言で表現するのであれば、下記のイメージがぴったりだと思います。

データ保管セルまでカーソルを移動させる仕事、「自分が頑張る」または「PCに働いてもらう」

■ Excelのイメージ	「データ（セル）を探しに行く」
■ Accessのイメージ	「データ（セル）が飛び出す」

「探しに行く」とは言葉通り、主語は人です。目的となるデータ（セル）まで自分で見つけて入力するという仕事をしている状態、これは疲れてミスするリスクが高いですね。一方「飛び出す」とは主語はデータです。予め設定をしておくと自動的にプログラムがデータ（セル）を見つけてくれるのです。例えるなら、地図を広げて建物を探し回る vs 交番で警察官に場所を教えてもらう、このくらいの違いがあるかと思います。1回に限らず何度も使いたいデータはAccessがよさそうな感じがしませんか？

頻回にアクセスするデータはAccess向き

どういう場面でExcelを使ってどういう場面でAccessを使うのかという質問に対しては、上記の原理から考えれば「2、3回こっきり使うデータならExcelを使って”自分が”頑張る、何度もデータを使うなら”Access”に頑張ってもらう」とするのが最適解でしょう。こう考えると、日々使うものは頻回にデータを使うことに等しいので、日常使い程Accessに向いている、逆に言うと日常使いのExcelは苦行だとも言えるかもしれません。

そんな理由からExcelとAccessの両方を日常で使い始めると、個人的には断然Access利用が増えてきて、Excelを時々使う程度となりました。学生時代に名簿を作る、会計表を作るといった場面は経験した人が多いでしょう。誰かに他人へプレゼンテーションするため重要な書類ですが、一回シート作成すれば次回は一年後、なんてことありませんでしたか？日常生活で利用するもの、例えば家計簿、住所録では一年に一回使うなんてことはないと思いますので、どちらに軍配が上がるかは想像に難くありません。